May Phú Thành trân trọng giới thiệu quý bạn bài viết: làm sao để tập trung và tối đa hóa năng suất làm việc của bản thân?

Cho dù bạn là ai và làm công việc gì, nếu không biết cách tập trung, bạn sẽ không thể suy nghĩ tường tận, ghi nhớ thông tin hay giải quyết vấn đề. Rõ ràng, việc tập trung là rất quan trọng, nhưng việc thực hiện nhiệm vụ còn khó khăn hơn. Những lời khuyên dưới đây chính là kim chỉ nam cho bạn trong mọi công việc.

Sự phân tâm khiến bạn lãng phí thời gian và năng lượng đáng kể. Một nghiên cứu gần đây của Đại học California đã tính toán, mọi người phải mất 25 phút 26 giây để quay lại công việc sau khi bị gián đoạn. Gần nửa tiếng đồng hồ quý báu đánh đổi cho một phút giây xao nhãng.

Nguyên nhân nào khiến chúng ta mất tập trung?

Sự khó chịu về thể chất

Bị ốm, mệt mỏi, uể oải hay thiếu ngủ đều có thể khiến tâm trí bạn xao nhãng, trí lực giảm sút. Vậy bạn nên làm gì?

Tập thể dục giúp cơ thể điều hòa hormon và insulin. Nó cũng giúp giảm bớt các triệu chứng trầm cảm và lo lắng. Một nghiên cứu của Anh cho thấy, hiệu suất làm việc của con người trở nên tốt hơn vào những ngày họ tập thể dục thể thao.

 

Ăn uống điều độ hợp lý cũng đóng vai trò lớn trong việc tăng cường khả năng giải quyết công việc của bạn. Hãy bắt đầu bằng việc cung cấp đủ nước cho cơ thể.

Rối loạn tiêu hóa và mất cân bằng vi khuẩn đường ruột sẽ khiến bạn không yên cho dù bạn đang làm gì. Hãy quan tâm tới việc tăng cường khả năng hấp thu của cơ thể. Ví dụ, vitamin B rất cần thiết cho việc tiêu hóa và giảm stress.

Trí óc hỗn độn cảm xúc

Bạn khó có thể tập trung vào bất cứ việc gì nếu đang lo lắng về thứ khác. Dựa trên một nghiên cứu của Chuyên gia quản lý Cynthia Fisher thuộc Đại học Bond, những loại hình cảm xúc thường ảnh hưởng tới việc làm như sau:

 

Cảm nhận tiêu cực về công việc có thể phá hủy hiệu suất và sự tập trung của bạn. Bạn nên dành thời gian để tìm hiểu chính mình, để có thể tìm ra điều gì gây nên cảm xúc tồi tệ và sự mất tập trung này.

Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là nạp năng lượng tích cực cho cuộc sống của mình. Khi công việc kích hoạt những cảm xúc tích cực, bạn sẽ hứng thú hơn với những gì mình đang làm và từ đó dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ hơn.

Qúa nhiều sự phân tâm

Chúng ta may mắn sống trong thời đại công nghệ, nhưng những tiến bộ này lại là con dao 2 lưỡi. Một nghiên cứu năm 2012 của Viện nghiên cứu Toàn cầu McKinsey cho thấy, mọi người dành trung bình 13 giờ, hoặc 28% tuần làm việc của mình để quản lý email. Khi bạn làm việc, các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn, email và thông báo trên mạng xã hội đều có thể đe dọa làm bạn mất tập trung.

Làm nhiều việc cùng lúc suốt cả ngày

Bạn có thể nghĩ rằng, làm nhiều việc cùng lúc giúp bạn tăng năng suất, nhưng trên thực tế, chỉ có khoảng 2% dân số có khả năng này. 98% còn lại làm nhiều việc cùng lúc theo 3 cách:

- Làm 2 việc cùng một lúc

- Chuyển sang nhiệm vụ mới mà vẫn chưa hoàn thành việc đang làm

- Nhanh chóng luân phiên giữa các nhiệm vụ, nhằm chứng tỏ rằng họ là 1 trong số 2% dân số làm việc đa nhiệm hiệu quả.

Bộ não con người không được thiết kế để thực hiện sự xáo trộn nhận thức như vậy. Việc liên tục chuyển đổi từ việc này sang việc khác có thể khiến bạn tổn thất 40%, hay 16 giờ làm việc trong tuần. Hãy tưởng tượng, bạn mất 2 ngày mỗi tuần cho những việc vô bổ! Thêm vào đó, làm việc đa nhiệm còn có thể khiến bạn thiếu tỉnh táo, như thể bạn vừa mất đi 10-15 điểm IQ. Một nghiên cứu của Đại học London so sánh điều này tương tự việc bạn mất ngủ cả một đêm liền.

Vậy làm thế nào để tập trung trong một thế giới đầy phân tâm

Vạch ra thời gian cho công việc

Hãy chắc chắn rằng bạn lên kế hoạch thời gian quan trọng để tập trung vào những nhiệm vụ đòi hỏi sự yên tĩnh kéo dài. Hãy thông báo rõ ràng cho người khác biết để không làm gián đoạn công việc của bạn. Gợi ý dành cho bạn: Đặt trạng thái "Busy" (bận) trong các ứng dụng tin nhắn hay lịch chung, đeo tai phone kể cả khi bạn không nghe gì cả.

Xử lý hàng loạt mail

Khi có thông báo email mới đến hòm thư, chúng ta thường cố gắng trả lời chúng ngay khi nhận được. Nhưng tốt nhất, hãy vạch ra thời gian để xử lý email trong một lúc. Việc này sẽ giúp bạn tăng năng suất và theo dõi thông tin theo dòng. Nếu bạn vẫn bị phân tâm bởi các email mới, bạn có thể cài đặt các tiện ích chặn thông báo (Block Site), để ngừng thông báo email vào những thời điểm cần tập trung.

Sử dụng hợp lý các thiết bị công nghệ

Hãy tắt thông báo email, thông báo ứng dụng trên điện thoại, và thậm chí có thể cài đặt phản hồi tự động cho các tin nhắn văn bản gửi đến. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng khuyến khích sự tập trung.

Lập thời gian biểu phân tâm

Một nghiên cứu được tiến hành bởi công ty mạng xã hội Draugiem Group cho thấy, nghỉ ngơi thường xuyên là chìa khóa cho năng suất. Những nhân viên có năng suất lao động cao nhất dành 52 phút làm việc, sau đó nghỉ 17 phút mỗi lần. Một người lớn có thể tập trung cao động trong thời gian trung bình từ 15 đến 40 phút, sau đó sẽ giảm dần.

Những kỹ thuật để rèn luyện khả năng tập trung của trí óc:

Dự kiến nhu cầu cá nhân

44% các yếu tố phiền nhiễu đến từ nhu cầu nội tại của chính bạn, như đói, chán nản, căng thẳng, hay thiếu ngủ… Bạn có thể kiểm soát các yếu tố này bằng cách lập kế hoạch trước. Ví dụ, bạn thường buồn ngủ vào chiều muộn? Bạn thường đói vào lúc 11h trưa? Hãy dự kiến những nhu cầu này để chủ động thời gian và tập trung vào công việc trong thời gian còn lại.

Thực hành chánh niệm

Thiền và thực hành chánh niệm có thể thực hiện bất cứ lúc nào, kể cả lúc ăn hay trước khi ngủ. Thực hành việc này thường xuyên sẽ giúp rèn luyện tâm trí và tăng cường khả năng suy nghĩ của bạn.

Tập thể dục thường xuyên

Bạn có thể tập thể dục hàng ngày vào buổi sáng, ngay trước khi tới nơi làm việc để đảm bảo trí óc tỉnh táo, tập trung nhất có thể. Tất nhiên, để duy trì thói quen này, bạn cần xây dựng một ý chí và quyết tâm mạnh mẽ.

Hải Đăng

Theo Trí Thức Trẻ